Time line

 22-Januari-2015

Tim “Jadwal Training” saat ini akan mencoba membahas lebih dalam tentang event timeline yang notabene ini merupakan salah satu tahap yang dinilai sangat penting ketika kita akan mempersiapkan sebuah event. Mari kita bahas…

Apa Itu Event Timeline?

Event timeline merupakan sebuah dokumen tertulis yang memuat secara ringkas ihwal rencana jadwal waktu kerja dan kapan setiap pekerjaan harus dimulai dan selesai dilakukan tahap demi tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya sebuah event. Bisa dikatakn bahwa event timeline merupakan “Peta” untuk melaksanakan sebuah event.

Tahap Menyusun Event Timeline

Event timeline setidaknya harus memuat pekerjaan pokok, komponen, juga elemen yang akan dihadirkan dalam serangkaian acara. Tentu untuk lebih pas, kita harus mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan yang akan kita selesaikan. Hal tersebut sudah merupakan hal yang wajib dilakukan, alokasi waktu jika tidak tepat dapat berakibat fatal dikemudian hari. Kemudian pekerjaan tersebut haru disusun secara berurut, tahap demi tahap dan menghitung waktu mundur dari hari H.

Berikut adalah tahap menyusun event timeline:

1. Mencatat kebutuhan fisik, teknis operasional, dan unsur-unsur pokok yang akan dihadirkan dalam event yang akan diselenggarakan.
2. Menentukan daftar prioritas pekerjaan, mana yang haru dilakukan / dikerjakan lebih awal.
3. Menghitung berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.
4. Menyusun tugas / pekerjaan secara berurut tahap demi tahap dengan hitungan waktu mundur dari hari -H

Sebenarnya dalam menyusun timeline tidak ada cara yang baku, karena tergantung dari acara yang akan diselenggarakan. Jadi, jika Anda bertanya bagaimana menyusun timeline yang baik dan benar, maka akan sulit, karena tidak ada aturan baku dalam penyusunan event timeline. Tapi, paling tidak harus memuat elemen-elemen sebeagai berikut:

• Nomor urut pekerjaan sebelum hari – H
• Jadwal pekerjaan (kepan dimulai dan selesai)
• Deskripsi pekerjaan / tugas / kegiatan
• Penanggung jawab pekerjaan
• Keterangan status pekerjaan (on progress / finish / failure / etc)

Strategi Menyusun Event Timeline

Mulai mengerjakan sejak 5 bulan sebelum hari – H atau beberapa minggu sebelum hari – H, tergantung dari jenis acara yang akan diselenggarakan. Hal tersebut sebagai antisipasi terjadi hal yang diluar dugaan.

Susun timeline bersama semua anggota. Paling tidak semua anggota harus memegang semua dokumen event timeline yang disusun seupaya mereka tahu apa dan kapan haru dimulai juga kapan harus selesai.

Fungsi Event Timeline

• Sederhananya, event timeline akan menjadi dokumen penting yang merupakan dokumen panduan langkah kerja. Ibarat sebuah peta. Event timeline yang sudah disusunpun dapat dibagikan kepada mitra, semua anggota tim, para pemasok barang, dan semua pihak yang akan terlibat.
• Sebagain instrumen untuk mengelola, mmelakukan supervisi, berkoordinasi, dan berkomunikasi dengan seluruh anggota tim pelaksana dan mitra kerja.
• Sebagai alat untuk memonitoring perkembangan setiap pekerjaan dan kinerja tim.
• Sebagai sarana referensi dalam rapat dengan tim pelaksana.

 Sumber : http://jadwal-training.com/lebih-dalam-tentang-event-timeline.html